Lo smart working, prima e dopo l’emergenza Covid-19

Introduzione

In queste settimane di emergenza sanitaria diverse aziende italiane, pubbliche e private, operanti in settori più o meno tecnologici, stanno sperimentando lo “smart working”, anche chiamato “lavoro agile”, ovvero la possibilità di portare a termine il proprio lavoro in remoto, comunicando con collaboratori e clienti attraverso supporti tecnologici.

Nonostante sia evidente che questa metodologia di lavoro non è applicabile ad alcune tipologie di lavori, è importante rendersi conto del fatto che diverse realtà hanno adottato questa soluzione già da diversi anni, e ne hanno fatto un modus operandi altamente efficiente.

Dataskills, per volere del fondatore Alessandro Rezzani, ha da sempre prediletto lo smart working come mezzo per portare a termine i progetti assecondando le esigenze dei propri collaboratori, e allo stesso tempo creando una struttura che garantisse trasparenza e massima performance.

Data l’esperienza dell’azienda per quanto riguarda il tema del lavoro agile, offriremo in questo articolo il nostro punto di vista, e un’analisi di quello che a nostro parere serve per implementare lo smart working in modo efficace, condividendo le best practice fondamentali per una corretta messa in atto del lavoro da remoto.

I tre fattori fondamentali dello smart working

La buona riuscita dello smart working, ovvero la possibilità offerta da un datore di lavoro ai propri dipendenti di lavorare da remoto, presuppone l’esistenza di tre fattori imprescindibili:

  • Fiducia reciproca
  • Trasparenza e chiarezza nella comunicazione
  • Precisa definizione dei task

Queste tre caratteristiche sono strettamente interconnesse, e tutte necessarie per la buona riuscita del lavoro da remoto. Vediamole nel dettaglio:

 

Fiducia reciproca

Tra datore di lavoro e dipendente, ma anche tra colleghi. La strategia di smart working è solitamente più comune in piccole realtà, dove ogni singolo collaboratore è stato selezionato in base non solo alle proprie capacità tecniche, ma anche per l’affinità con il resto del team. Tanto più sono presenti affinità caratteriali, tanto più è facile che si instauri un rapporto di fiducia. Se non altro, perché ci si capisce meglio.

Più è ampia la base di collaboratori, più è possibile che eventuali incongruenze nei modi di pensare e di lavorare possano interferire con la buona riuscita del lavoro da remoto, perché le differenze diminuiscono l’empatia tra soggetti e automaticamente rendono più difficile la creazione di un rapporto di fiducia.

Detto questo, a nostro parere lo smart working è una tipologia di collaborazione applicabile a realtà di ogni entità, a patto che si mettano in atto i tre fattori sopracitati.

Per quanto riguarda la fiducia tra datore di lavoro e membri del suo team, scaturisce anch’essa dalla stima reciproca, e soprattutto dalla stima che ciascun dipendente ha nei confronti del capo. Tanto più il datore di lavoro sarà in grado di far trapelare l’importanza di ogni singolo nella creazione di valore aziendale, tanto più ciascuno si sentirà “in dovere” di svolgere il proprio lavoro, anche se non monitorato con mezzi standard.

La sensazione di poter realmente contribuire individualmente alla buona riuscita di un progetto di valore, non necessariamente economico, è fondamentale per porre ciascun lavoratore nella condizione di sentirsi direttamente responsabile, a prescindere dal fatto che venga monitorato da colleghi o superiori.

 

Trasparenza e chiarezza nella comunicazione

La sfida principale dello smart working risiede indubbiamente nell’impossibilità di confrontarsi vocalmente ogniqualvolta si abbia un dubbio o si necessiti di un chiarimento. La difficoltà è nell’esprimere per iscritto i propri pensieri e problemi senza poter creare empatia tramite la comunicazione non scritta, ovvero quella fatta per mezzo di gesti e sguardi, che viene spesso ritenuta da esperti del settore molto più importante di quella scritta.

Nonostante sia effettivamente impossibile pensare di poter sostituire completamente l’interazione frontale con quella remota, è altresì indispensabile ideare mezzi di comunicazione efficaci che possano ovviare a questa specifica problematica del lavoro agile, perché fare questo porterà a una miglior comunicazione anche in scenari di lavoro in modalità tradizionale. Diventare migliori comunicatori migliora infatti le performance aziendali a prescindere dalla scelta o necessità di dover lavorare in remoto.

Oltre ad identificare specifici momenti della settimana quando il team si incontra virtualmente per allinearsi sull’andamento dei diversi progetti, è fondamentale che tutti i membri del team forniscano resoconti di quelle azioni intraprese che potrebbero essere d’interesse per altri colleghi. Questo non tanto ai fini di controllare che la persona stesse effettivamente lavorando, quanto perché una certa azione potrebbe fare da trigger per una successiva interazione di qualche altro collega. E’ l’idea dell’open source: creare costruendo sull’idea di qualcun altro, e migliorare iterativamente un progetto grazie alla collaborazione di attori operanti in qualsiasi parte del mondo, e non necessariamente appartenenti alla stessa azienda. Se l’open source è diventato ormai la scelta più utilizzata da player tecnologici grandi e piccoli, per creare soluzioni efficienti a grandi problemi, è chiaro che la condivisione del proprio lavoro può portare benefici immensi anche all’interno del perimetro aziendale.

La nostra esperienza nel settore tecnologico ha mostrato infatti che, a prescindere dal fatto che l’azienda lavorasse in modalità di smart working o tradizionale, chi mette in atto accorgimenti per ottimizzare la qualità della comunicazione tra membri del team ottiene sempre risultati migliori, più rapidi e più duraturi.

 

Precisa definizione dei task

Lavorare in remoto vuol dire a tutti gli effetti essere un imprenditore, almeno per quanto riguarda l’organizzazione della propria giornata. Senza un capo che cammina tra le scrivanie per controllare quello che è stato fatto, ed immediatamente assegna nuovi compiti quando i precedenti sono stati portati a termine, ogni lavoratore deve avere bene in mente la propria pipeline, ed essere in grado di passare da un task al successivo in modo autonomo, così come deve essere in grado di assegnare diverse priorità ad impegni incongruenti. Anche in questo caso, il ruolo del datore di lavoro è fondamentale nel definire, durante determinati momenti dedicati, la linea guida che il business intende seguire nello svolgimento delle proprie attività.

Sarà altresì compito del datore di lavoro identificare quali soggetti sono più autonomi, e quali hanno bisogno di più rigide linee guida.

Una “trappola” in cui è facile incappare per il datore di lavoro è quella di dare per scontato che “tutti sappiano”, quando nessuna pipeline è stata in realtà esplicitata.

 

Controllo e performance

Quando e come dovrebbero essere effettuate azioni atte al controllo delle performance per un lavoratore remoto?

Questa è forse la domanda principale che emerge inizialmente per un’azienda che voglia o debba adottare strategie di smart working. Nello scenario più semplice, la performance si può definire utilizzando diversi tipi di KPIs, ovvero Key Performance Indicators. Dove questo è il caso, gli stessi KPI che si utilizzano normalmente vengono utilizzati anche quando il lavoro viene portato a termine in modalità agile.

La differenza principale è che un lavoratore in remoto potrebbe decidere, se la scadenza lo consente, di “sacrificare” due ore di lavoro il mercoledì dalle 16 alle 18 per recuperarle il sabato mattina dalle 10 alle 12. Troppo spesso lavoratori, soprattutto junior, si sentono obbligati a rimanere in ufficio perché altri colleghi sono lì, nonostante non ci sia una reale necessità. Questa smania di “far vedere che ci si sacrifica per l’azienda” può danneggiare l’azienda stessa nel medio termine. Per esempio, creando un’atmosfera di rivalità tra colleghi, e persino diminuendone la performance a causa di stanchezza ingiustificata.

Con questo non vogliamo dire che non si debba mai lavorare dopo l’orario standard, e nemmeno che si debba dare completa libertà di lavorare sempre nei weekend sostituendolo con due giorni della settimana. Quello che speriamo di stimolare è una riflessione sulla possibilità che assecondare le personali preferenze nelle modalità e tempi in cui svolgere il proprio lavoro, nei limiti delle scadenze imposte, possa in effetti migliorare la performance del business.

Quando si pensa alla performance e al controllo ci si concentra solitamente sulle necessità del datore di lavoro di controllare i propri dipendenti, ma è in realtà altrettanto importante riflettere sulle difficoltà del lavoratore stesso, quando lavora in modalità agile, di mostrare il suo operato al datore di lavoro. È vero infatti che nonostante si possano definire dei KPI oggettivi, per poterli verificare occorre attendere spesso diverse settimane se non mesi. Come si può quindi monitorare il lavoro nel breve termine? E come può il lavoratore stesso controllare che il proprio lavoro stia effettivamente andando nella direzione giusta, in linea con quanto richiesto?

Per risolvere questo problema c’è bisogno di una buona intesa e collaborazione tra le due parti: responsabile e collaboratore. Se da parte del responsabile è necessaria estrema chiarezza nella definizione degli step da seguire, e dei mini-obbiettivi da raggiungere di settimana in settimana per arrivare alla corretta esecuzione del progetto, da parte del collaboratore è fondamentale sapere quando agire autonomamente, e quando invece è più sensato chiedere delucidazioni invece che lavorare “inutilmente”, con il rischio di dover rifare l’intero lavoro.

Questa stretta collaborazione si crea con il tempo, ma anche con il confronto. È molto probabile, se non impossibile da prevenire, che prima o poi ci siano intoppi nel percorso, causati da un disallineamento tra responsabile e team, o membri del team. Questi momenti di contrasto dovrebbero essere sfruttati in modo proattivo per migliorare ulteriormente la comunicazione e definizione dei task, fattori che insieme migliorano a loro volta la fiducia tra collaboratori.

 

Tecnologie di supporto allo smart working

Per quanto riguarda la nostra personale esperienza, i due supporti tecnologici che ci hanno aiutato nel corso degli anni nella collaborazione remota sono Teams di Microsoft e GSuite di Google.

Teams è stato lanciato da Microsoft nel 2016, come strumento di collaborazione basato sulla chat che permette di creare dei gruppi di lavoro che condividono informazioni attraverso uno spazio comune.

Le comunicazioni tra dipendenti e i flussi di lavoro sono facilitati grazie anche all’integrazione con Office 365 e la possibilità di utilizzare 150 applicazioni oltre a servizi sviluppati da terze parti.

La Google Suite è una raccolta di software e strumenti di produttività per il cloud computing e per la collaborazione. Include le applicazioni Web di Google tra cui Gmail, Google Drive, Google Meet, Google Calendar e Google Documents. In quanto soluzione di cloud computing, offre un approccio diverso rispetto ai software di produttività personale per l’ufficio in commercio, offrendo l’hosting delle informazioni dei clienti nella rete di data center sicuri di Google.

 

Best practices per lo smart working

Concludiamo riassumendo quelle che secondo la nostra esperienza sono le best practices da seguire per attuare efficacemente la metodologia di lavoro smart all’interno di aziende di qualsiasi dimensione e in qualsiasi settore (ove possibile):

  • Supportare e promuovere la comunicazione tra colleghi, e tra datore di lavoro e dipendenti, identificando spazi di tempo predefiniti per lo scambio di informazioni all’interno del team, cercando sempre di snellire il confronto sottolineando i punti salienti del lavoro fatto da ciascuno, prediligendo una comunicazione sintetica e concisa.
  • Definire le priorità del business e suddividere i progetti in mini-task da distribuire nelle settimane di lavoro, promuovendo il confronto ogniqualvolta si rischi di lavorare “inutilmente” andando fuori strada rispetto alla pipeline originaria.
  • Selezionare una o più piattaforme tecnologiche intuitive e semplici da usare, che facilitino la collaborazione in remoto.
  • Sottolineare l’importanza del contributo di ciascun membro del team per la buona riuscita del progetto, così da renderlo responsabile a prescindere dalle azioni messe in atto per il controllo del suo operato.
  • Sfruttare i contrasti in modo proattivo, per migliorare i sistemi di comunicazione e di definizione dei task.
  • Organizzare i team in gruppi di persone il più possibile affini, così da massimizzare la possibilità di creare un rapporto di fiducia tra essi.

Lucrezia Noli

Sono una Data Scientist specializzata nell'ideazione e programmazione di soluzioni di Analisi Predittiva. Aiuto i nostri clienti ad individuare le problematiche aziendali risolvibili grazie alla Data Science, e li accompagno durante la messa in atto di architetture ottimali per eccellere nell’Industria 4.0. Sono anche Academic Fellow presso l’Università Bocconi di Milano.
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Sono una Data Scientist specializzata nell'ideazione e programmazione di soluzioni di Analisi Predittiva. Aiuto i nostri clienti ad individuare le problematiche aziendali risolvibili grazie alla Data Science, e li accompagno durante la messa in atto di architetture ottimali per eccellere nell’Industria 4.0. Sono anche Academic Fellow presso l’Università Bocconi di Milano.
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