Tutti i vantaggi e i benefici della Business Intelligence

Il principale vantaggio della Business Intelligence risiede nel miglioramento delle performance aziendali. Lo schema seguente riassume i benefici provenienti da un sistema di BI riconducendoli proprio al suo obiettivo finale:

Cambiando leggermente la prospettiva di analisi è possibile evidenziare cosa rende un sistema di Business Intelligence necessario e quali complicazioni si creerebbero nel caso della sua mancata realizzazione.
Esaminiamo il problema secondo tre importanti punti di vista:
il reperimento dei dati
la conoscenza dei dati e la loro documentazione
la costruzione di report

 

Il reperimento dei dati

I dati in azienda sono archiviati in numerose basi dati implementate con tecnologie diverse, come per esempio SQL Server, Oracle, mainframe, MySQL, Access. Tutto ciò rende l’operazione di interrogazione piuttosto complessa in quanto essa richiede, oltre a credenziali di accesso per ciascun sistema, anche conoscenza della specifica tecnologia e del disegno di ognuna delle basi dati. In alcuni casi, poi, i dati sono frammentati e sparsi su centinaia di fogli di calcolo, rendendo veramente arduo il compito di chi deve costruire analisi e report basati su di essi.

L’esistenza di più basi dati crea un ulteriore problema, legato alla possibile ridondanza dei dati (ad es. ogni applicativo ha un suo database e una sua anagrafica clienti/fornitori/prodotti/ … . Tali anagrafiche potrebbero contenere gli stessi clienti/fornitori/prodotti, ma con piccole differenze, imprecisioni o omissioni).
Aggiungiamo poi che le basi dati, su cui si appoggiano i software gestionali tipici delle attività operative aziendali, sono disegnate in modo da favorire l’inserimento e le modifiche dei dati, ma non le operazioni di interrogazione, aggregazione dei dati e ricerca.

 

La conoscenza dei dati e la loro documentazione

Molto spesso accade che la conoscenza dei dati sia frammentata e suddivisa su più persone che hanno una scarsa interazione tra di loro.
La situazione appena descritta può causare problemi di interpretazione dei dati e può portare alla creazione di report inconsistenti, il cui utilizzo da parte del management può dar luogo a decisioni non ottimali. Il problema potrebbe essere risolto attraverso la documentazione delle basi dati, che, in moti casi, è assente, insufficiente o non aggiornata.
La conoscenza e la documentazione dei dati sono aspetti fondamentali della Business Intelligence:
la comprensione dei dati ed il loro profiling sono condizioni necessarie per la costruzione del data warehouse.
la documentazione delle informazioni e della “filiera” che le ha prodotte è importante al fine di un loro corretto utilizzo.

La costruzione di report

Il punto di partenza per la costruzione di un report è rappresentato dal processo di reperimento dei dati e dalla loro conoscenza. In assenza di un sistema di Business Intelligence ci si trova a realizzare analisi su basi dati con le seguenti peculiarità:
frammentazione
incompletezza
mancanza di validazione
mancanza di documentazione
disegno orientato alle attività operative

Tali aspetti rendono la costruzione dei report complicata, costosa in termini di tempo e, talvolta, impossibile.
Le operazioni più dispendiose sono rappresentate dall’identificazione dei dati da utilizzare, dalla loro pulizia e uniformazione, azioni che devono essere ripetute non solo ogni qual volta occorra implementare un nuovo report, ma anche quando sono apportati cambiamenti alle basi dati sorgente.
A causa dei problemi appena descritti, in azienda è facile riscontrare il malumore di chi, dovendo prendere decisioni, trova difficoltoso ottenere i dati necessari a supportarle.

Le lamentele ricorrenti riguardano:
la difficoltà di accesso alle basi dati, che pur contenendo molti dati, non li rendono disponibili agli utenti finali.
difficoltà di reperire solo i dati utili: troppi dati di dettaglio non servono al management!
sfiducia nelle fonti dati operazionali, che possono contenere inesattezze.
estrema difficoltà ad analizzare i dati secondo prospettive diverse: il management vuol essere in grado di aggregare e manipolare i dati in ogni modo possibile, ma ciò che hanno a disposizione sono solo report statici, preparati per rispondere ad una specifica esigenza analitica.

Benefici economici

La realizzazione della Business Intelligence in azienda porta ad un aumento delle performance aziendali generando vantaggi economici in termini sia di riduzione o eliminazione di alcuni costi, sia di incremento dei ricavi. Alcuni dei benefici economici, facilmente misurabili, sono:

 

Categoria

Incremento ricavi

Diminuzione Costi

Incremento degli utili

Identificazione dei clienti più redditizi.
Identificazione di opportunità di cross-selling.
Ottimizzazione politiche di prezzo.
Maggiori ricavi.

Visione chiara dei centri di costo.
Riduzione costi operativi

Acquisizione clienti e customer retention

Miglioramento dei livelli di servizio.
Miglioramento delle vendite grazia alla possibilità di fornire informazioni accurate e tempestive.

Riduzione sforzi di marketing.
Riduzione costi dovuti a correzione di errori, risoluzione di problemi e non soddisfazione del cliente.

Efficienza operativa

Miglior visione dell’intero processo, dall’ordine all’incasso.
Accelerazione dei cash-flow

Identificazione dei colli di bottiglia.
Ottimizzazione dei processi produttivi
Ottimizzazione del magazzino.
Riallocazione risorse lavorative.

Produttività degli utenti della BI

Maggior tempo disponibile da dedicare a clienti e iniziative di crescita.

Accesso più veloce alle informazioni e quindi riduzione dei tempi dedicati alle analisi.
Migliore qualità dei dati, che riduce la possibilità di errore e il tempo dedicato alla pulizia.
Meno esperti di Excel per manipolare i dati.
Meno database (Access, Excel,…) e meno report da manutenere.

Produttività dei sitemi informativi

Possibilità di offrire la reportistica come servizio aggiuntivo ai clienti.
Riallocazione del personale su progetti strategici.

Possibilità di offrire la reportistica come servizio aggiuntivo ai clienti.
Riallocazione del personale su progetti strategici.

Accanto ai benefici descritti sopra, ne esistono altri difficilmente misurabili, che sono detti “benefici intangibili” e che comunque contribuiscono al miglioramento delle performance aziendali. Ecco alcuni benefici intangibili della Business Intelligence:

  • Miglior servizio clienti
  • Miglioramento nelle relazioni pubbliche
  • Miglioramento della percezione dell’azienda da parte di clienti, azionisti e pubblico in generale.
  • Aumento dell’efficacia competitiva

Alessandro Rezzani

Sono un consulente senior nell’ambito della Business Intelligence, specializzato in analisi di Big Data e tecniche di Analisi Predittiva. Nel 2016 ho fondato Dataskills, presto diventata azienda di riferimento nel territorio italiano per soluzioni di Data Science. Sono anche ricercatore e professore presso l’Università Bocconi di Milano.
Leggi la mia Biografia

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Alessandro Rezzani

Sono un consulente senior nell’ambito della Business Intelligence, specializzato in analisi di Big Data e tecniche di Analisi Predittiva. Nel 2016 ho fondato Dataskills, presto diventata azienda di riferimento nel territorio italiano per soluzioni di Data Science. Sono anche ricercatore e professore presso l’Università Bocconi di Milano.
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